Un proceso es una decisión que no quieres tomar dos veces

Yo pensaba que los procesos eran cosa de empresas grandes.

Organigramas, manuales que nadie lee y alguien cuyo trabajo consiste en apuntar cómo hacen los demás su trabajo.

Las empresas pequeñas, pensaba, tenían algo mejor: sentido común y un fundador que lo sabe todo.

Lo segundo es justo el problema.

El fundador como archivador

Cuando una empresa son dos personas, todas las respuestas están en la cabeza de alguien. Cuánto cobramos por esto, qué entra y qué no, quién contesta ese correo, qué hacemos cuando un cliente pide «solo un cambio pequeñito».

Funciona. Hasta que te das cuenta de cuánta parte de la semana se te va en decidir cosas que ya habías decidido.

No son decisiones nuevas. Son reposiciones.

Y las reposiciones salen caras, porque cada vez que vuelves a decidir puedes decidir algo distinto. Cansado por la noche, generoso un viernes, más estricto un lunes. La misma pregunta, tres respuestas. El cliente no ve una empresa: ve un estado de ánimo.

Un proceso no es más que una decisión que no quieres tomar dos veces, escrita para que no puedas hacerlo.

No necesito otra definición. Ni programas ni consultores. Una frase en un documento que diga: así lo hacemos, y ya hemos dejado de discutirlo.

Los que ya teníamos

Mirando atrás, en Foxnice hace años que tenemos procesos. Lo que pasa es que no los llamábamos así.

Cuando fijamos unas tarifas de mantenimiento cerradas, no solo pusimos un precio. Eliminamos una conversación. Nadie tenía que negociar desde cero cada vez.

Cuando decidimos que el dinero de los servicios paga los productos, eso también era un proceso. Responde de antemano a una pregunta que, si no, volvería cada mes: ¿cogemos este proyecto o le dedicamos el tiempo al producto?

Y este enero hemos empezado el año como SL. Empresa nueva, las mismas dos personas. El cambio me dejó clara una cosa: lo que no está escrito no se muda contigo. Alguien tiene que volver a acordarse de todo.

Lo que estoy probando ahora

No quiero un manual. Yo tampoco me lo leería.

Lo que quiero es algo más corto. La norma es esta: la segunda vez que me pillo decidiendo lo mismo, lo escribo. Una línea, en un sitio donde Yeray pueda verla.

Si no está de acuerdo, mejor. Prefiero discutir una vez, por escrito, que pasarnos años en desacuerdo sin decirlo.

Me imagino que saldrá un documento aburrido. Y esa es la gracia. La parte emocionante de una empresa debería ser lo que todavía no has decidido, no lo que decides una y otra vez.

Aquí también, como siempre, hay una cuestión de libertad. Empecé Foxnice con 300 € y sin tener que rendir cuentas a nadie. Pero esa libertad sirve de poco si no puedo levantarme de la mesa porque todas las respuestas están en mi cabeza.

Un proceso no es burocracia. Es el fundador quitándose de en medio.

Yo pensaba que los procesos eran cosa de empresas grandes.

Ahora creo que son lo que permite a una empresa pequeña seguir siendo pequeña. Y libre.

P. D.: Lo lógico ahora sería crear un proceso para escribir procesos. He decidido que no. Una sola vez.